Mit CtrlPrint optimieren

Mit Ihren Dokumenten in CtrlPrint zu arbeiten, ist eine kleine Veränderung, die eine große Wirkung hat. Wir begleiten Sie auf dem ganzen Weg von der Installation bis zum Abschluss der Arbeit. Schritt für Schritt.

Erste Schritte...

Nehmen Sie mit unserer Kundenbetreuung Kontakt auf​, wir erstellen ein Konto für Ihr Unternehmen.

Sie ernennen einen internen Administrator, der unser Hauptansprechpartner wird. Er erstellt Ihre Benutzer und genehmigt eventuelle externe Teilnehmer.

Wir beraten Sie zu Lizenzen und Installationen für alle Benutzer, die mit den Dokumenten arbeiten sollen.

Wir vereinbaren einen Termin für eine kurze Einführungsschulung für alle Benutzer.

Ein Grafiker bereitet die Dokumente vor und legt gemeinsam mit Ihnen fest, wann Sie mit der Arbeit beginnen.

Wenn die Dokumente in CtrlPrint liegen, die Installationen getestet und Sie Ihre Schulung erhalten haben, kann es auch schon losgehen!

Was benötige ich?

Eine Lizenz für InCopy CC oder InDesign CC pro Benutzer.
Eine InDesign-Vorlage, beispielsweise den Bericht des vorigen Zeitraums.

Installationen:

  • InCopy oder InDesign in derselben Version
  • Transfer Manager (Dateimanager)
  • Schriftarten (sehr empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich)
  • CtrlPrint-Benutzer mit Berechtigungen

Wir helfen Ihnen bei der Installation und der Einführung in die Programme.

Einfache erste Schritte

Die ersten Schritte, um mit Dokumenten arbeiten zu können, sind in wenigen Stunden erledigt. Installation und Schulung sind hierin enthalten. Mit CtrlPrint zu arbeiten, ist eine kleine Veränderung, die eine große Wirkung hat. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess und unterstützen Sie oder einen Techniker Schritt für Schritt.

So funktioniert CtrlPrint

Das Masterdokument wird in mehrere, kleinere Schnipsel aufgeteilt und in der Cloudplattform in Projektordnern gespeichert. Wir teilen das Masterdokumente in einzelne Teile, um Ihnen freien Spielraum bei der Übertragung von Verantwortlichkeiten zu geben. So können mehrere Benutzer gleichzeitig an den Berichten arbeiten und es können wichtige Ressourcen eingespart werden.

Adobe InDesign und InCopy
Die Aufteilung und das Hochladen von Dokumenten erfolgen direkt aus Adobe InDesign. Texte und Zahlen werden im Texteditor-Programm Adobe InCopy bearbeitet. Für die InCopy-Benutzer fungiert das Dokument als Vorlage, es gibt kein Risiko, dass sich etwas im Layout verschiebt oder etwas zerstört wird.

Zugriffsberechtigungen
In der Cloud können Sie für alle Projektteilnehmer Zugriffsberechtigungen erteilen. Dadurch sind Nutzer, welche Änderungen und Kommentare vornehmen sollen, einem Benutzer unterstellt. Die Berechtigungen werden manuell zugewiesen, sodass nur ausgewählte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben. 

Die Dokumente sind über den Browser abrufbar
Die Cloud kann direkt über einen Browser aufgerufen werden und der Nutzer kann sich bequem anmelden. Anschließend können die einzelnen Dokumententeile zur Bearbeitung oder Prüfung im PDF ausgewählt werden. Eine VPN-Verbindung ist nicht erforderlich. Die Übertragung aus und in CtrlPrint erfolgt verschlüsselt.

Einfache Versionsverwaltung
Ein Dokument, das bearbeitet wird, wird ausgecheckt, das heißt, dass es in dieser Zeit von keinem anderen bearbeitet werden kann. So lässt sich einfach zurückverfolgen, welche Veränderungen  in den Dokumenten zwischen den jeweiligen Versionen stattgefunden haben. Ältere Versionen eines ausgecheckten Dokuments können abgerufen werden, sie können jedoch nach dem Herunterladen nicht wieder auf der Plattform gespeichert werden. Auf diese Weise können neue Versionen nicht durch ältere überschrieben werden.

PDF-Dateien immer verfügbar
Für jede Version, die wieder auf der Plattform gespeichert wurde, werden ein neues Dokument und ein neues PDF erstellt, die zusammen gespeichert werden. Dokumente und PDFs werden vom Computer des jeweiligen Benutzers erstellt und vor dem Speichern auf der Cloudplattform verschlüsselt.

Branchenführende Software
Adobe InDesign und InCopy werden verwendet, um besonders hochwertige grafisch gestaltete PDFs und Drucksachen zu erstellen. InCopy ist ein äußerst leistungsstarkes Texteditor-Programm, das außerdem sehr benutzerfreundlich ist. Es bietet sämtliche Funktionen, die es auch in anderen Textverarbeitungsprogrammen gibt, beispielsweise wie die bekannte Suchen/Ersetzen-Funktion sowie eine Rechtschreibprüfung. Grafiker arbeiten mit CtrlPrint wie gewohnt in InDesign, eventuell mit dem Unterschied, dass die Dokumente in verschiedene Teile aufgeteilt sind und in der Cloudplattform gespeichert werden.

Kommentare verwalten
Mit CtrlPrints Lösung für Kommentare kann leicht mit den verschiedenen Benutzern über notwendige Änderungen kommuniziert werden. Die Kommentare werden sowohl in InDesign als auch in InCopy eingelesen und können von dort aus gemanagt werden.

Gerne können Sie sich an unsere Kundenbetreuung wenden, um detaillierte Informationen zu bekommen.

Haben Sie andere Fragen?

Sie können sich jederzeit an uns wenden.