Se lancer

Commencer à travailler avec vos documents chez CtrlPrint signifie juste un petit changement, qui fait une grande différence. Nous vous accompagnons pendant tout le processus depuis l’installation jusqu’à la clôture du travail. Et bien sûr à tout moment aussi.

Comment démarrer?

Prenez contact avec l’un de nos responsables clients pour créer un compte pour votre organisation.

Désignez un administrateur interne qui deviendra notre contact principal. Il procédera à la création de vos utilisateurs et autorisera l’accès aux participants externes éventuels.

Nous vous guidons avec les licences et les installations pour tous les utilisateurs qui doivent travailler avec les documents.

Nous réservons une date pour une petite formation de démarrage pour tous les utilisateurs.

Un designer prépare les documents et décide avec vous à quel moment vous allez commencer à travailler.

Lorsque les documents sont sur CtrlPrint, que les installations sont testées et que vous êtes formés, il ne reste plus qu’à se lancer !

De quoi ai-je besoin?

Une licence par utilisateur dans InCopy CC ou InDesign CC.
Un modèle InDesign, par exemple le rapport de la période précédente.

Installations:

  • InCopy ou InDesign dans la même version
  • Transfer Manager (gestionnaire de fichiers)
  • Police d’écriture (fortement recommandée, mais pas forcément nécessaire)
  • Les utilisateurs CtrlPrint avec les droits

Nous vous aidons avec l’installation et nous vous expliquons comment fonctionnent les outils.

Démarrage facile

Quelques heures seulement sont nécessaires pour démarrer et commencer à travailler avec les documents. Y compris l’installation et la formation. Commencer à travailler avec CtrlPrint signifie un petit changement, qui fait une grande différence. Nous vous accompagnons tout le long du chemin et nous vous guidons vous ou un de vos techniciens pour savoir comment faire.

Voici comment fonctionne CtrlPrint

Le document principal est divisé en plusieurs petites parties qui sont sauvegardées dans la plateforme cloud dans un dossier de projet. Le découpage se fait pour partager la responsabilité de différentes sections auprès de celui qui effectue le rapport, et pour que plusieurs utilisateurs puissent travailler en même temps dans différentes sections sans avoir besoin d’attendre les autres.

Adobe InDesign et InCopy
Le découpage et le téléchargement des documents se fait à partir d’Adobe InDesign. Les participants qui travaillent avec du texte et des chiffres utilisent l’éditeur de texte Adobe InCopy. Pour les utilisateurs de InCopy, le document fonctionne comme un modèle et il n’y a aucun risque de modification ou de destruction d’éléments de la mise en page.

Les droits d’accès
Sur la plateforme cloud, chaque participant au projet qui doit modifier ou mettre un commentaire dans les documents a un utilisateur et obtient des droits d’accès au dossier de projet ainsi qu’à une ou plusieurs parties du document. Les droits sont attribués manuellement, personne ne peut avoir accès à des informations sensibles de façon automatique.

Gestion facile des versions
Un document en cours de rédaction n’est plus accessible à la modification, ce qui signifie qu’aucune autre personne ne peut rédiger sur ce document pendant ce temps. Il devient alors facile de suivre ce qui s’est passé dans le document entre les différentes versions. Il est possible d’accéder à d’anciennes versions d’un document qui n’était plus accessible, mais il n’est pas possible de les sauvegarder à nouveau sur la plateforme après qu’ils ont été téléchargés. La raison est d’éviter que d’anciennes informations ne soient écrasées.

Les pdf toujours accessibles
Pour chaque version sauvegardée en retour sur la plateforme, un nouveau document et de nouveaux pdf sont créés, qui sont sauvegardés ensemble. Les documents et les pdf sont créés par l’ordinateur de chaque utilisateur et ils sont cryptés avant d’être sauvegardés sur la plateforme cloud.

Outils leaders dans leur domaine
Adobe InDesign et InCopy sont utilisés pour créer des pdf et des publications avec une mise en page et un design plus performants. InCopy est un outil de traitement de texte très puissant et facile à utiliser. Toutes les fonctions existantes dans les autres traitements de texte sont disponibles ici aussi, par exemple Rechercher/Remplacer et Vérificateur d’orthographe. Avec CtrlPrint, les designers travaillent exactement comme d’habitude dans InDesign, avec la différence –éventuelle– que le document est partagé en plusieurs parties et qu’elles sont sauvegardées dans une plateforme cloud.

Gérer les commentaires
Avec la solution de CtrlPrint pour les commentaires, on peut communiquer facilement avec les différents utilisateurs sur les éléments qui doivent être modifiés. Les commentaires sont visibles dans InDesign et InCopy et peuvent être facilement gérés par là.

Avez-vous d’autres questions ?

N’hésitez pas à nous contacter.