Aan de slag

Van start gaan met CtrlPrint is een kleine verandering die een groot verschil maakt. Wij staan u gedurende het gehele proces, van installatie tot afronding en alles daar tussenin, met raad en daad terzijde.

Waar beginnen we?

Voor het aanmaken van een account kunt u contact opnemen met een van onze accountmanagers.

U wijst een interne administrateur aan die ons aanspreekpunt wordt. De administrateur maakt uw gebruikers aan en geeft eventuele externe betrokkenen toegang.

Wij helpen u met de licenties en installatie voor alle gebruikers die met de documenten gaan werken.

We plannen een korte kick-offtraining in voor alle gebruikers.

Een vormgever bereidt de documenten voor en bepaalt samen met u wanneer u ermee aan de slag gaat.

Zodra de documenten in CtrlPrint beschikbaar zijn, de installaties zijn getest en u een training hebt gehad, kunt u aan de slag!

Wat heb ik nodig?

Eén InCopy CC- of InDesign CC-licentie per gebruiker.
Een InDesign-template van bijvoorbeeld het verslag van vorig jaar.

Installaties:

  • InCopy of InDesign (dezelfde versie)
  • Transfer Manager (bestandsbeheer)
  • Lettertypes (sterk aangeraden maar niet absoluut noodzakelijk)
  • CtrlPrint-gebruikers met rechten

Wij helpen u met de installatie en laten u zien hoe de tool werkt.

Eenvoudig van start gaan

Aan de slag gaan met documenten kost niet meer dan een paar uur. En dat is inclusief installatie en training. Van start gaan met CtrlPrint is een kleine verandering, die een groot verschil maakt. Wij staan u tijdens het gehele proces met raad en daad terzijde en laten u of een van uw technische medewerkers zien wat u moet doen.

Zo werkt CtrlPrint

Het masterdocument wordt in verschillende kleinere delen opgedeeld en in een projectmap op het cloudplatform opgeslagen. Het opdelen van het document in kleinere delen maakt het mogelijk de verantwoordelijkheid voor de verschillende delen te verdelen onder degenen die rapporteren. Bovendien kunnen hierdoor meerdere personen tegelijkertijd aan het document werken, zonder op elkaar te hoeven wachten.

Adobe InDesign en InCopy
Het opdelen en uploaden van de documenten wordt gedaan met Adobe InDesign. Gebruikers die de tekst en de cijfers bewerken, gebruiken hiervoor de tekstverwerker Adobe InCopy. Voor InCopy-gebruikers werkt het document als een template en ze lopen geen risico dat ze onbedoeld iets in de lay-out veranderen

Rechten van gebruikers
Iedere deelnemer aan het project die veranderingen moet kunnen aanbrengen of opmerkingen moet kunnen toevoegen, heeft een gebruikersnaam en krijgt toegangsrechten tot de projectmap en een of meer delen van het document. Deze rechten worden handmatig ingesteld; niemand krijgt automatisch toegangsrechten tot vertrouwelijke informatie.

Documenten worden geopend in een browser
Om met een document te kunnen werken, logt u via een browser in op CtrlPrint. Daarna kiest u één of meer delen van het document teneinde de pdf te redigeren of proef te lezen. Een VPN is niet nodig. De informatieoverdracht van en naar CtrlPrint is versleuteld.

Eenvoudig versiebeheer
Een document dat wordt geredigeerd, wordt uitgecheckt. Dit betekent dat niemand anders het document ondertussen kan redigeren. Dit maakt het ook eenvoudig om te volgen wat er tussen de verschillende versies met het document is gebeurd. Oudere versies van het uitgecheckte document blijven beschikbaar maar deze kunnen na het downloaden niet opnieuw worden opgeslagen op het platform. Dit om te voorkomen dat een nieuwere versie wordt overschreven door een oudere.

Pdf’s altijd beschikbaar
Van iedere versie die wordt opgeslagen op het platform worden een nieuw document en een nieuwe pdf aangemaakt, die bij elkaar worden opgeslagen. Documenten en pdf’s worden gecreëerd op de computer van de gebruiker en versleuteld voordat ze naar het cloudplatform worden geüpload.

Marktleidende tools
Adobe InDesign en InCopy worden gebruikt voor het creëren en vormgeven van pdf-bestanden en drukwerk. InCopy is een krachtige, eenvoudig te gebruiken teksttool die dezelfde functionaliteit biedt als andere teksttools, zoals ‘zoeken & vervangen’ en spellingcontrole. Met CtrlPrint werken vormgevers in InDesign op dezelfde manier als altijd, met als enig eventueel verschil dat documenten in meerdere delen worden opgedeeld en op het cloudplatform worden opgeslagen.

Opmerkingen toevoegen
Met CtrlPrints oplossing voor opmerkingen is het eenvoudig om met de verschillende gebruikers te communiceren over dingen die veranderd moeten worden. De opmerkingen worden in zowel InDesign als in InCopy ingelezen en zijn daar vandaan eenvoudig te verwerken.

Heeft u meer vragen?

Neem dan contact op met een van onze accountmanagers.