Kom i gang

Å begynne å arbeide med dine dokumenter hos CtrlPrint er en liten forandring som gjør en stor forskjell. Vi er med på reisen fra installasjon til avsluttet arbeid. Og hele veien derimellom.

Hvordan kommer vi i gang?

Kontakt en av våre kundeansvarlige, så oppretter vi en konto til deres organisasjon.

Utpek en intern administrator som blir vår hovedkontakt. Han eller hun oppretter deres brukere og slipper inn eventuelle eksterne deltakere.

Vi veileder dere med lisenser og installasjoner for alle brukere som skal arbeide med dokumentene.

Vi avtaler en kort oppstartsutdanning for alle brukere.

Deres formgiver forbereder dokumentene og bestemmer sammen med dere når dere skal begynne å arbeide.

Når dokumentene ligger på CtrlPrint, installasjonene er testede og dere har fått utdanning, er det bare å sette i gang!

Hva trenger jeg?

En lisens per bruker av InCopy CC eller InDesign CC.
En InDesign-mal til f.eks. den forrige periodens rapport

Installasjoner:

  • InCopy eller InDesign i samme versjon
  • Transfer Manager (filbehandler)
  • Fonter (anbefales sterkt, men ikke helt nødvendig)
  • CtrlPrint-brukere med rettigheter

Vi bistår med installasjonshjelp og gjennomgang av verktøyene.

​Enkelt å komme i gang

Det tar bare et par timer å komme i gang og begynne å arbeide med dokumentene. Og da har vi regnet med installasjon og utdanning. Å begynne å arbeide med CtrlPrint er en liten forandring som gjør en stor forskjell. Vi er med hele veien og veileder deg, eller så viser en tekniker deg hva du skal gjøre.

Slik fungerer CtrlPrint

Masterdokumentet deles opp i flere mindre deler og lagres i skyplattformen der det legges i en prosjektmappe. Oppdelingen gjøres for å dele opp ansvaret for ulike avsnitt hos den som rapporterer og for at flere brukere skal kunne arbeide samtidig i ulike avsnitt og ikke måtte vente på hverandre.

Adobe InDesign og InCopy
Oppdeling og opplasting av dokumentene gjøres fra Adobe InDesign. Deltakere som arbeider med tekst og tall, bruker tekstredigereren Adobe InCopy. For InCopy-brukerne fungerer dokumentet som en mal og det finnes ingen risiko for at noe i layouten hopper rundt eller blir ødelagt.

Rettigheter for tilgang
På skyplattformen har hver prosjektdeltaker som skal endre eller kommentere i dokumentene, en bruker. Denne brukeren blir tildelt rettigheter til prosjektmappen og til én eller flere deler av dokumentet. Rettighetene angis manuelt, ingen får automatisk tilgang til sensitiv informasjon.

Dokumentene nås via nettleser
For å arbeide med et dokument logger man inn på CtrlPrint ved hjelp av en nettleser og velger deretter én eller flere dokumentdeler for redigering eller gransking av PDF. Det behøves ingen VPN. All overføring til og fra CtrlPrint er kryptert.

Enkel versjonshåndtering
Et dokument som redigeres, sjekkes ut. Det betyr at andre ikke kan redigere det dokumentet i løpet av den tiden. Da blir det også enkelt å følge med på hva som har skjedd i dokumentene mellom de ulike versjonene. Det er mulig å få tilgang til eldre versjoner av et utsjekket dokument, men de kan ikke lagres tilbake til plattformen etter at de er lastet ned. Dette for at det ikke skal være mulig å skrive noe nytt over noe gammelt.

PDF-er alltid tilgjengelige
For hver versjon som lagres tilbake til plattformen, opprettes det både et nytt dokument og nye PDF-er som lagres sammen. Dokumenter og PDF-er opprettes av hver brukers datamaskin og krypteres før de lagres til skyplattformen.

Bransjeledende verktøy
Adobe InDesign og InCopy brukes for å opprette designede PDF-er og trykksaker med ekstra følelse. InCopy er et svært kraftig tekstverktøy og det er enkelt å bruke. Alle funksjoner som finnes i andre tekstbehandlere, finnes også her, f.eks. søk/erstatt og stavekontroll. Med CtrlPrint jobber formgivere akkurat som vanlig i InDesign, med den – eventuelle – forskjellen at dokumentene deles opp i flere biter og at de lagres på skyplattformen.

Håndtere kommentarer
Med CtrlPrints løsning for kommentarer kan man enkelt kommunisere med de ulike brukerne om ting som må endres. Kommentarene blir innlest i både InDesign og InCopy og kan enkelt håndteres derfra.

Har du noen andre spørsmål?

​Da må du mer enn gjerne kontakte oss.