Kom igång

Att börja arbeta med dina dokument hos CtrlPrint är en liten förändring, som gör stor skillnad. Vi finns med under resan från installation till avslutat arbete. Och hela vägen där emellan.

Hur kommer vi igång?

Kontakta någon av våra kundansvariga så skapar vi ett konto till er organisation.

Vi bokar in en kort uppstartsutbildning för alla användare.

Utse en intern administratör som blir vår huvudkontakt. Denna skapar era användare och släpper in eventuella externa deltagare.

Er formgivare förbereder dokumenten och bestämmer tillsammans med er när ni ska börja arbeta.

Vi guidar er med licenser och installationer för alla användare som ska arbeta med dokumenten.

När dokumenten ligger på CtrlPrint, installationerna är testade och ni har fått utbildning, är det bara att köra!

Vad behöver jag?

En licens per användare av InCopy CC eller InDesign CC.
En InDesign-mall till exempel förra periodens rapport

Installationer:

  • InCopy eller InDesign i samma version
  • Transfer Manager (filhanterare)
  • Teckensnitt (rekommenderas starkt, men ej helt nödvändigt)
  • CtrlPrint-användare med rättigheter

Vi bistår med installationshjälp och genomgång av verktygen.

Enkelt att komma igång

Att komma igång och börja arbeta med dokumenten tar bara ett par timmar. Och då inkluderar det installation och utbildning. Att börja arbeta med CtrlPrint är en liten förändring, som gör en stor skillnad. Vi finns med hela vägen och guidar dig eller en tekniker hur du ska gå tillväga.

Så här fungerar CtrlPrint

Masterdokumentet delas upp i flera mindre delar och sparas upp till molnplattformen och landar i en projektmapp. Uppdelningen görs för att dela upp ansvaret för olika avsnitt hos den som rapporterar och för att flera användare ska kunna arbeta samtidigt i olika avsnitt och inte behöva vänta på varandra.

Adobe InDesign och InCopy
Uppdelning och uppladdning av dokumenten görs från Adobe InDesign. Deltagare som arbetar med text och siffror använder textredigeraren Adobe InCopy. För InCopy-användarna fungerar dokumentet som en mall och det finns ingen risk att någonting i layouten hoppar runt eller förstörs.

Rättigheter för åtkomst
På molnplattformen har varje projektdeltagare som ska ändra eller kommentera i dokumenten en användare och blir tilldelad rättigheter till projektmappen samt till en eller flera delar av dokumentet. Rättigheterna sätts manuellt, ingen får tillgång till känslig informationen per automatik.

Dokumenten nås via webbläsare
För att arbeta med ett dokument loggar man in på CtrlPrint med hjälp av en webbläsare och väljer sedan en eller flera dokumentdelar för antingen redigering eller granskning av pdf. Ingen VPN behövs. All överföring till och från CtrlPrint är krypterad.

Enkel versionshantering
Ett dokument som redigeras blir utcheckat, vilket betyder att ingen annan kan redigera det dokumentet under tiden. Då blir det också enkelt att följa vad som har hänt i dokumenten mellan versioner. Det går att komma åt äldre versioner av ett utcheckat dokument, men de går inte att spara tillbaka till plattformen efter att de har laddats hem. Detta för att inget nytt ska skrivas över av något gammalt.

Pdf:er alltid tillgängliga
För varje version som sparas tillbaka till plattformen skapas både ett nytt dokument och nya pdf:er som lagras tillsammans. Dokument och pdf:er skapas av varje användares dator och krypteras innan de sparas upp till molnplattformen.

Branschledande verktyg
Med Adobe InDesign och InCopy används för att skapa designade pdf:er och trycksaker med extra känsla. InCopy är ett mycket kraftfullt textverktyg och är enkelt att använda. Alla funktioner som finns i andra textredigerare finns här, som till exempel Sök/Ersätt och Stavningskontroll. Med CtrlPrint jobbar formgivare precis som vanligt i InDesign, med den – eventuella – skillnaden att dokumenten delas upp i flera bitar och att de lagras på molnplattformen.

Hantera kommentarer
Med CtrlPrints lösning för kommentarer kan man enkelt kommunicera med de olika användarna om sådant som behöver ändras. Kommentarerna blir inlästa i både InDesign och InCopy och kan enkelt hanteras därifrån.

Har du fler frågor?

Kontakta någon av våra kundansvariga om du vill veta mer.